なぜ導入したMAやCRMツールが社内で使われないのでしょうか？

ツール導入と同時に、業務の仕組みそのものを作ろうとしているケースが多いからです。新しいツールの使い方を覚えながら業務フローまで変えようとすると、現場が混乱し定着しません。「新しいこと」と「難しいこと」を同時に進めるのは避けるべきです。

ツール導入を成功させるための、正しい順番を教えてください。

まずツールを使わずに、社内の業務フロー（仕組み）を確立・可視化します。その仕組みが定着し、改善点が明確になった段階で、その部分を効率化するためのツールを導入するという順番が成功への近道です。

仕組み作りは、何から手をつければ良いですか？

まずは現在、社内で暗黙の了解となっている業務の流れを「見える化」することから始めましょう。誰が何をして、次に誰に渡すのかといったフローを書き出すのです。それを明文化することが第一歩となります。

ツールの標準的な使い方に、自社の業務を合わせるべきですか？

無理に合わせるのは避けるべきです。多くの場合、破綻の原因となります。まずは自社の最適化された業務フローをツールで再現することを目指しましょう。その上で、数字を見ながら部分的に改善していく方がスムーズに進みます。

ツール導入にかかる期間やコストは、どれくらい見込んでおけば良いですか？

少なくとも、ご自身で見積もった期間の2倍はかかると考えておくことをお勧めします。ライセンス料だけでなく、導入に伴う人件費や業務のロスといった「見えないコスト」を含めて計画することが重要です。

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第547回：業務効率化ツールの導入前に、中小企業が押さえるべき成功へのステップ

ツール・システム

2025.01.10

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内容について

本日のポッドキャストでは、企業の業務効率化を目指す「ツール導入」の成功と失敗の分岐点について深掘りします。CRMやマーケティングオートメーション（MA）ツールの導入が失敗する理由、そして成功するための「仕組み作り」の重要性。

トピックス

ツール導入が失敗する典型的な理由とは？
成功する企業が持つ「事前準備」とは？
「ツールが仕組みを作る」という誤解の危険性
デジタル化の第一歩は「見える化」から
ツール導入にかかる「時間」と「コスト」の現実
ツールの標準フローに無理やり合わせるリスク

このPodcastが解決できるFAQ

なぜ導入したMAやCRMツールが社内で使われないのでしょうか？: ツール導入と同時に、業務の仕組みそのものを作ろうとしているケースが多いからです。新しいツールの使い方を覚えながら業務フローまで変えようとすると、現場が混乱し定着しません。「新しいこと」と「難しいこと」を同時に進めるのは避けるべきです。
ツール導入を成功させるための、正しい順番を教えてください。: まずツールを使わずに、社内の業務フロー（仕組み）を確立・可視化します。その仕組みが定着し、改善点が明確になった段階で、その部分を効率化するためのツールを導入するという順番が成功への近道です。
仕組み作りは、何から手をつければ良いですか？: まずは現在、社内で暗黙の了解となっている業務の流れを「見える化」することから始めましょう。誰が何をして、次に誰に渡すのかといったフローを書き出すのです。それを明文化することが第一歩となります。
ツールの標準的な使い方に、自社の業務を合わせるべきですか？: 無理に合わせるのは避けるべきです。多くの場合、破綻の原因となります。まずは自社の最適化された業務フローをツールで再現することを目指しましょう。その上で、数字を見ながら部分的に改善していく方がスムーズに進みます。
ツール導入にかかる期間やコストは、どれくらい見込んでおけば良いですか？: 少なくとも、ご自身で見積もった期間の2倍はかかると考えておくことをお勧めします。ライセンス料だけでなく、導入に伴う人件費や業務のロスといった「見えないコスト」を含めて計画することが重要です。

ポッドキャストの詳細

はじめに：ツール導入を成功させるためのポイント

CRMやSFA、MA（マーケティングオートメーション）ツール。これらを導入し、業務効率化や新たなアプローチを検討する経営者や担当者の方は多いと思います。しかし、実際に導入したものの、現場でうまく活用されていないというケースも少なくありません。

一方で、ツール導入によって大きな成果を上げている企業も存在します。この違いはどこにあるのでしょうか。今回は、マーケティングツールの導入を成功させるために、押さえておくべき重要なポイントを解説します。

ツール導入がうまくいく会社、いかない会社の違い

結論から言うと、成功と失敗を分けるのは「ツールを導入するタイミング」です。より具体的には、社内の業務フローが確立されているかどうか、という点にあります。

うまくいくケース：すでに業務フローが確立されている

成功事例をよく見ると、前提として「すでに社内で業務の流れが決まっていた」という共通点があります。既存のフローの中で「ここの作業に時間がかかっていた」という明確な課題がありました。そこにツールを適用することで、業務が効率化され、成果につながっているのです。

うまくいかないケース：ツールで仕組みを作ろうとする

反対に、失敗しやすいのは「ツールを導入することで、業務の仕組みも一緒に作ろう」と考えてしまうパターンです。見込み客へのアプローチや営業フォローといった流れが定まっていない状態でツールを導入しても、現場は混乱するだけです。ツールは、あくまで既存の仕組みを効率化するための道具であり、仕組みそのものを生み出してくれるわけではありません。

なぜ「ツールと仕組みの同時導入」は失敗するのか

ツール導入と仕組み作りを同時に進めると、ほぼ間違いなくうまくいきません。その理由は、現場にとって負担が大きすぎるからです。

新しいツールの使い方を覚えること（新しいこと）
業務の進め方自体を変えること（難しいこと）

この2つを同時に行うのは、非常に困難です。特に、すでにある程度の業務の流れが暗黙のうちにでも出来上がっている会社では、急な変化に対する抵抗が生まれます。結果として、以前のやり方と新しいツールが並行して存在するなど、かえって業務が増える事態になりかねません。最悪の場合、ツールは全く使われなくなってしまいます。

ツール導入を成功させるための具体的なステップ

では、どうすれば良いのでしょうか。答えは「切り分けて、順番に進めること」です。

ステップ1：まず「仕組み作り」から始める

最初に、ツールを使わずに業務の仕組みを確立させましょう。将来的なデジタル化を見据えつつも、まずは紙や付箋といった慣れ親しんだ方法で構いません。

業務フローの見える化：「誰が」「何を」「どうする」という流れを書き出し、全員がわかる形にします。
フローの定着：その仕組みに沿って業務を動かし、社内で定着させます。
改善点の発見：実際に動かす中で「ここは非効率だ」というボトルネックが見えてきます。

一見遠回りに見えますが、このプロセスを通じて社内に「業務を改善する」という意識が根付きます。

ステップ2：仕組みが定着したら「ツール」を導入する

社内で業務フローが当たり前になったら、いよいよツールの出番です。ステップ1で見つかった非効率な部分を、ツールで置き換えていきます。例えば「紙で管理していた顧客情報をCRMに入力する」といった形です。フロー全体が頭に入っているため、どの部分がどう変わるのかを現場も理解しやすく、スムーズに移行できます。

ツール導入における注意点

最後に、ツール導入を進める上での注意点を2つお伝えします。

注意点1：見積もりは想定の2倍で考える

ツール導入にかかる時間やコストは、想定以上にかかるものです。特に期間については、当初の計画の2倍は見ておくと良いでしょう。ライセンス費用だけでなく、導入に関わる人件費や移行期間中のロスといった「見えないコスト」も考慮に入れることが大切です。

注意点2：ツールの標準フローに無理に合わせない

多くのツールには、最も効率的とされる「標準的な使い方」が用意されています。しかし、自社の業務を無理やりそれに合わせようとすると、かえって非効率になることがあります。まずは、自社のやり方をツールで再現することから始めましょう。数字が取れるようになれば、データに基づいて改善点が見つかり、周りを説得しながらより良い形に変えていけます。

まとめ：順番を間違えず、着実な業務効率化を

無駄をなくすためにツールを導入するはずが、順番を間違えると、かえって無駄を増やしてしまいます。人手不足が課題となる今、業務効率化は多くの企業にとって急務です。しかし、焦りは禁物です。まずは社内の仕組み作りに着手し、土台を固めてからツールという武器を手に入れる。この順番を守ることが、デジタル化を成功させる鍵となります。

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