第519回:会議を減らしたいなら、始まる前に終える仕事と、変えられる人を考える

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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。

会議が長い、話がまとまらない、同じことを何度も話している。そうした問題を直そうと、会議の進め方を調べることはあると思います。ただ、良い改善策を読んで持っていけば、そのまま会議が変わるかというと、私はなかなか難しいと感じています。

内容が悪いという話ではありません。分かっているのに変わらない理由が、その会社にあるからです。今回は、進行のテクニックより手前にある、会議を変えられる人と、会議前の仕事の話をしたいと思います。

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改善策を読ませる前に、変えられる人を味方にする

無駄な会議を減らしたいと思っている人も、無駄だと分かっている人もいる。それでも残っている会議はありますよね。そういう場所へ、「この資料にこう書いてあるから変えましょう」と持っていっても、「とはいってもね」で終わってしまうことがあります。

会議は複数の人が関わるものです。一人だけが行動を変えても、全体は変わりにくい。参加者が団結して動く方法もあるとは思いますが、現実的には、皆さんへ影響を与えられる立場の人が関わる方が早いと思います。

まずは、会議のルールを変え、実行してもらえる人を説得するところからです。その人に必要性を分かっていただき、一緒にルールを決めて進める。改善資料も、そのために使うと意味が出てきます。

理想の会議がどんなものかを知らないから変わらない、とは限らないんですね。知っていても従来のやり方が続くなら、知識を増やすだけでは難しい。そのやり方を変えられる力がどこにあるかまで考えたいところです。

少し身も蓋もない話ですが、何人もの行動を変えるときには、そこを避けて通れないと感じています。資料を全員へ配れば自然に良くなる、と期待しすぎない方がいいと思います。

そのうえで、私が経験上、効果があると感じるのは、会議前のタスクを明確にすることです。これを終わらせてから会議をする、という形にします。

会議がまとまらない原因には、頼んでいたことをやっていない、考えてきてほしいことを考えていない、といったものがあります。当日その場で考え始めるので、自分の中でも意見が二転三転する。ほかの人も待つことになってしまいます。

「会議のときにこれをやる」ではなく、「会議をするために、これを終えておく」と仕事を分けてください。会議自体は、その内容を確認する場に近づけていくんです。

始まる前に、大体のことができている。それが理想だと思います。会議を開くことが出発点になると、準備していない人に合わせて、全員で一から考える時間になりがちです。

もちろん、事前の仕事が増えるわけですから、「忙しくてできませんでした」で終わらないように、会社としてタスクを調整しなければいけません。準備を求めるだけで、その時間をどう作るかを考えないのでは、同じことが繰り返されます。

会議の前に必要な仕事を終えるようにすると、「ここまで決まっているなら、会議をしなくていいのでは」となることがあります。私は、それが一番いいと思います。会議を効率よくするだけでなく、会議自体を減らせますからね。

残っていることは、この人とこの人が直接話せば済む。全員が集まる必要はない。あるいは、集まるとしても、短い確認だけで終えられる。そういう形が見えてきます。

準備が整ったところで、本当に全員が集まる必要があるかを、もう一度考えます。予定に入っているから開くのではなく、その場で何を確認する必要があるかを見るんです。

会議をやらなくても仕事が進んだという経験ができると、次からも会議ありきでは考えなくなります。反対に、会議の場へ何でも持ち込むようにしていると、集まらなければ決まらない状態が続いてしまいます。

記録についても、話したことを全部残そうとするより、決まったことを残すという考え方に近づけられます。会議前の仕事と、会議で確認することを分けると、その場に求めるものがはっきりするんですね。

会議は良し悪しが見えやすいので、会議そのものを直したくなります。ただ、私は会議を会社の縮図のように見ています。誰の意見が通るか、仕事へどう向き合っているか、準備をどのくらい大事にしているか。そうしたことが、その場に出てきます。

だから、表面上の進め方だけ変えても、限界があると思うんです。逆に、組織の仕事の仕方が変われば、会議も変わっていきます。

会議を動かせる立場の方は、その時間だけでなく、自分が関われる組織の仕事の仕方まで見てください。会議の前に必要なことを済ませる、決めたルールを実行する、準備に必要な時間を調整する。そういう部分から変えていきたいんです。

会議がすでにある程度うまく回っていて、さらに良くしたい会社なら、進行の工夫や改善の資料から得られるものは多いと思います。そうしたテクニックに意味がないと言いたいわけではありません。

ただ、改善策が分かっていても動かないなら、まず、変えられる人と一緒に取り組むこと。そして、会議の前までに何を終えるかを決めること。この二つから考えると、ただ長い会議を短くしようとするより、進めやすくなるのではないかと思います。

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