第518回:作業を記録して、自分に合う時間の使い方を見つける

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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。

一日仕事をしていたのに、何に時間がかかったのか思い出せない。もっと早く終わらせたいけれど、どこを変えればいいか分からない。そういうときには、自分が実際に何をしていたかを記録してみると、見えてくることがあります。

今回は、PCに向かって仕事をする方に向けた話です。私自身、長く作業の記録を取りながら、自分の癖に合わせて時間の使い方を調整してきました。その中で役立っている考え方をお伝えします。

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記憶している作業時間と、実際の時間は違う

昨日、朝から晩まで何をしていたかと言われても、細かいところまでは覚えていませんよね。大きな仕事は思い出せても、その合間に何を見たか、どの作業で止まっていたかは、なかなか分からないと思います。

私は、何時からどのアプリを使っていたか、PCに向かっていなかったのはいつか、といった記録を残していました。後から見ると、この時間はこの作業をしていたのかと振り返れます。

手動で「ここからこの作業」と切り替える方法もあります。ただ、私の場合は忘れたり、自分に都合よく記録してしまったりしやすいので、自動で取ったものを後から仕分ける方が合っていました。

何時間働いたかだけでなく、その時間をどう使っていたかを、自分の感覚と照らし合わせるのが目的です。記録を増やすこと自体が目的ではありません。

そして、これは自分の生産性を上げるために、自主的に行うことが前提です。作業記録にはプライバシーに関わる情報も入りますから、上司が見せるように強いるものにはしてほしくありません。自分を客観的に知るための材料として考えてください。

私には、一つのことがうまくいかないと、のめり込んでしまう癖があります。複数の案件やタスクを並行しているのですが、プログラムや調べ物、データを細かく見る作業に入ると、時間の感覚がずれるんですね。

一時間くらいのつもりだったのに、二時間たっていた。記録を見ていると、そういう傾向が分かります。そこで私は、のめり込みそうな作業に入るときは、30分のタイマーをかけるようにしています。

タイマーが鳴ったら、そのまま続けるか、いったん寝かせるかを判断します。必ず30分で終わらせるというより、一度、自分の状態から離れて考えるためです。仕事は、ちょうどよいところで止めることも必要ですよね。

反対に、ほとんど意識していない細かい動きも見えてきます。合間に何度もメールソフトを開いていたり、同じ画面をちらちら見ていたりする。本人は覚えていなくても、記録には残っています。

そういう癖が分かると、次にメールを開きそうになったとき、「今、本当に必要だったかな」と考えられるようになります。私の場合は、それを意識するだけでも減っていきました。気合いで全部を直そうとする前に、自分が何を繰り返しているかを知ることが大切だと思います。

同じ作業でも、朝なら早く終わるのに、昼過ぎだとなかなか進まないことがあります。また、ほかの仕事と比べて、自分が妙に時間をかけている作業が見つかることもあります。

人間ですから、朝から晩まで同じように集中できるわけではありません。私は、自分が考えやすい時間に、レポートのプレゼン部分や、新しい戦略の最初の重いところを置くようにしています。

一方で、考え込まなくても進めやすい作業は、あえて残しておきます。頭が回りにくい時間に、重い判断を要する仕事を入れても進まないので、そういう時間へ差し込むんですね。

すべての仕事を同じ集中力でこなそうとせず、作業の性質と自分の調子を合わせて配置します。たとえば、文字起こしの修正のように、手を動かしながら進められる作業を残しておくと、考える仕事が進みにくい時間にも動けます。

考えていた時間が無駄という意味ではありません。ただ、外から見える成果が何も進まなかったと感じる一日は、気持ちとしてもしんどいですよね。仕事の組み合わせを変えるだけで、一日の過ごし方が変わることがあります。

こうした調整も、自分は何が得意で、何を後回しにし、どこで時間を使いすぎるのかを知らなければ始められません。その材料として、記録が役立つんです。

私の場合は、だいたい一週間単位で記録を見返しています。そこで新しいルールを入れたり、前に入れたルールはあまり関係なかったと見直したりします。記録して終わりではなく、その後の働き方を変えるために使います。

もちろん、仕事の順番をどこまで変えられるかは、人によって違います。私自身は比較的自由に調整しやすい立場なので、同じようにはできない方もいると思います。そこは、できる範囲で考えてください。

自分の働き方を責めるためではなく、無理なく進められる条件を見つけるために振り返ります。やる気が出ないという一言でも、長く同じ作業をした後なのか、特定の時間帯なのかで、対応は違ってきます。

特に一人で仕事をしている方は、自分の状態を自分で調整する場面が多いですよね。気分の浮き沈みをただ受け入れるだけでなく、何をした後に疲れやすいか、どの仕事ならその時間に進むかを知っておくと、組み方を考えられます。

もっと働く時間を増やす前に、今の時間がどう使われているかを一度見てみる。そこから、自分に合う小さなルールを試していただければと思います。

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