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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。
Web担当者を育てる余裕がない。育ててきたけれど、ようやく任せられるようになったところで辞めてしまった。中小企業の方から、こうしたご相談をいただくことがあります。
その時、新しい人を採って、同じ仕事を全部引き継いでもらう方法だけで考えると、また大きな負担がかかります。今回は、人が増えなくても会社を回すために、仕事の持ち方と外への任せ方を見直す話です。今いる人を切るという意味ではありません。残って働いてくれている人へ、無理な負担をかけないための考え方です。
人が補充される前提だけで、仕事を組み立てない
採用へ向けて、自社が従業員をどう支えているかをホームページで伝えることは大事です。ただ、情報を発信したからといって、必要な人が必ず来てくれるわけではありません。
人を増やせない中で仕事だけが増えれば、今いる人へ負担が集まります。辞めた人がいた時にも、そのままの仕事量を残った人へ乗せてしまうと、会社を回すこと自体が難しくなりますよね。
採用活動と並行して、人が増えない場合にも、必要な仕事を進められる形を考えておきたいんです。新しく人が入るはずだからと、そこへ全部を預けないということです。
もちろん、業種や仕事によって限界はあります。それでも、今の作業の仕方が唯一の方法なのかは、一度見直してみる価値があると思います。
極端な条件を置くと、仕事を見直しやすくなる
考える時には、今の五倍の業務を行うならどうするか、あるいは人数が五分の一だったらどう回すか、というような極端な条件を置いてみる方法があります。
これは、その人数まで減らせと言っているわけではありません。一・二倍や八割という小さな変化だと、今のやり方を少し工夫すれば何とかなる、と考えがちです。大きく条件を変えると、そもそもの進め方から考え直すことになります。
今の仕事を同じ形で残すことより、会社が必要な利益を出し続けるにはどうすればよいかを考えます。業務のやり方を守ることと、事業を続けることは、必ずしも同じではないんですね。
人が辞めた場合も、同じ役割の人を一人採る前に、その仕事を整理し、ツールや外の人を使えないかを見ることができます。今の社員が無駄なことをせずに済む形を探してほしいと思います。
外注も、毎月固定で頼む必要があるかを見る
外へ仕事を頼めば、それで負担が軽くなるとは限りません。月々いくらで一年契約という形にすると、使わない時にも費用がかかります。一定の仕事がいつもあるならよいですが、必要な仕事の出方と合っているかは見たいところです。
中小企業では、何かを始めたいから一時的に手伝ってほしい、という場面も多いですよね。Webかもしれませんし、人事や別の仕組みの話かもしれません。ずっと相談先が必要なのではなく、ある時に特定の助けが必要なわけです。
仕事が必要になる頻度に合わせて、外注の契約や頼み方も考えてください。使わない時期も同じ費用を払い続ける形が、自分たちに合っているとは限りません。
必要な時に必要な仕事を頼めるようにしておけば、会社の状況が変わった時に、優先順位に合わせて支出も調整しやすくなります。固定でかかる費用を、仕事の量に応じたものへ変えていくということです。
Web運営のすべてを、一人の担当者へ背負わせない
ホームページなら、日々の情報発信のように、社内で続けていきたい仕事があります。一方で、定期的な点検や、何かあった時のてこ入れまで、すべて自社で抱える必要はないと思います。
うちにも、「最近こういう状態になっているので、少し見てもらえませんか」という形で相談される方がいます。必要なタイミングで、外の目や専門的な作業を借りる関係ですね。
担当者を育てては辞められる経験をすると、また同じことをするのはつらいと感じると思います。その場合も、担当者一人を作り直すことより、仕事を分けて考えられないでしょうか。
日々の発信と、専門的な点検・改善を分けると、社内で育てるべき力も見えやすくなります。毎日必要なことと、時々必要になることを同じように抱えず、それぞれに合う進め方を選んでいただきたいです。
お客様との接点と、社内に残す必要のない作業を分ける
外の専門家なら短時間でできることを、社員が長い時間かけて行う価値があるか。これは、ある仕事とない仕事があると思います。
お客様と接している人が行った方がよいことなら、社内で取り組む意味があります。一方、技術的なこと、第三者の目で見た方がよいこと、社内のノウハウとして蓄積する必要のない単純な作業なら、外へ任せることを考えてよいのではないでしょうか。
丸投げしないことと、全部を社内でやることは同じではありません。必要な役割を社内に残し、外の力を組み合わせる方が、効率よく進められる場合があります。
働いてくれている人の声を聞きながら、どこに負担があり、どこを変えられるかを見てみてください。人が採れない時にただ待つのではなく、今いる人たちと仕事を続け、会社を育てていけるように、業務と費用の持ち方を整えていくことが大事だと思います。
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