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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。
毎週、毎月、時間をかけてアクセス解析のレポートを作っている。それなのに、送った先ではほとんど見られていない。そんなことはないでしょうか。
作る側としては、「これだけ調べたのに」と思いますよね。ただ、受け取る側も困っているかもしれません。「数字は分かった。でも、これを見て何をすればいいんだろう」と。
このすれ違いを変えるために、まずやっていただきたいことがあります。レポートを作り込む前に、使う人へ話を聞いてみてください。
まず、レポートを見て何を決めたいのか聞いてみる
アクセス解析のツールを使っていると、いろいろなデータを出せます。細かく分けて比較したり、別の切り口で見せたりもできます。そうすると、つい「このデータも載せよう」「これも出せる」と、作る側の発想で項目を増やしてしまいます。
ところが、相手が知りたいことは、そこまで多くないかもしれません。営業の方なら、次にどちらの案を使うか。経営者なら、ある時点で何を決めるか。そのために必要なことが分かればよいわけです。
例えば、50ページの資料を作ったとしても、相手が必要としているのが最初の数ページだけなら、残りを作る時間は役立っていません。丁寧に作ることと、相手の役に立つことは、必ずしも同じではないんですね。
ですから、項目を決める前に、「このレポートを見て、何を決めたいですか」と聞いてほしいのです。そこが分かると、どの数字を載せるか、どこまで説明するかも考えやすくなります。
完成させる前に、使えそうか確かめてもらう
「何が必要なのか、向こうから言ってくれればいいのに」と思うこともあるでしょう。ただ、受け取る方は、どんなデータが取れるかまでは知らないかもしれません。私は、まず分析する側から相手の仕事を聞きに行った方が早いと考えています。
二つのチラシの反応を比べて、次はどちらを使うか決めたいとします。いつまでに決める必要があるのか。細かな数字まで見たいのか、大まかな傾向が分かればよいのか。そこを聞かないまま、手元の数字を全部並べても、使いやすい資料にはなりません。
「こちらでは、こういうデータを出せます。これがあれば、どちらを使うか決められそうですか」。作る前に、そんなふうに確かめてみてください。完成してから「欲しかったものと違う」と言われるより、お互いに楽なはずです。
手書きのラフでも、話は進められる
この段階で、きれいなダッシュボードや資料を作る必要はありません。手書きでも構わないので、どんなものが届くのかを見せてみましょう。
実物に近いものがあると、「この項目はいらない」「ここはもう少し詳しく知りたい」と、相手も答えやすくなります。頭の中で思い描いているものを、言葉だけですり合わせようとするより確実です。
出した後も、使う人と一緒に見直していく
事前に話を聞いても、一回でぴったり合うとは限りません。受け取る側も、「このデータがあれば決められるはず」と考えていたものの、実際に使ってみると足りないことに気づく場合があります。
そこで、提出したら終わりにせず、一度説明する機会を作ってみてください。どこで質問が出るか。どこは読み飛ばされるか。何がなくても困らなさそうか。相手の反応を見たり、直接聞いたりすると、次に直すところが見えてきます。
もし皆さんがレポートを受け取る側なら、「これでは使えない」で終わらせず、何が分かれば使えるのかを伝えていただきたいんです。作る人だけで考え続けても、相手の仕事に合うところまでは、なかなかたどり着けません。
私自身、週次で送るものには数値を載せ、月次では解釈や意見も加える、という使い分けをしてきました。毎回、同じ量の説明を付ける必要はないんですね。相手が何を知りたいかに合わせて、内容も詳しさも変えてよいと思います。
伝わる形が見つかってから、自動化する
そもそも、届け方がスライドや表でなければいけないわけでもありません。その場で話した方が分かりやすいこともあれば、動画や社内向けの記事が向いていることもあります。
一方、資料だけが別の人へ回るなら、説明を聞いていない人でも意味が分かるようにしておく必要があります。数字だけが伝わって、意図と違う受け取られ方をしては困りますよね。誰が、どこで使うかまで考えて、届け方を選んでください。
自動化を考えるのは、そうして実際に使ってもらえる形が見えてからです。先に自動化してしまうと、読まれないレポートを効率よく作り続けることになりかねません。
数字を集めたり、同じ形式にまとめたりする手間は減らしたい。ただ、数字をどう読むか、次に何を提案するかまで、すべて省けるとは限りません。担当者が考える部分は残しながら、繰り返す作業を減らしていきましょう。
まとめ：次のレポートを作る前に、使う人と話してみてください
レポートが使われていないなら、項目を増やしたり見た目を整えたりする前に、相手が何を決めたいのかを聞いてみてください。そして、必要な情報をラフにまとめて、「これで使えそうですか」と確かめるところから始めましょう。
出した後も反応を聞き、内容や届け方を見直していく。受け取る側も、何が足りないのかを具体的に返す。このやり取りがあってこそ、数字が仕事に使えるものになっていきます。
目指したいのは、立派な資料をたくさん作ることではなく、相手が次の一歩を決められることです。そのために必要な形を、一緒に探してみてください。
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