[22/12/26] ツールで楽をすることをためらわない｜手作業の時間と費用から考える業務効率化

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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。

2022年に、私が仕事で使っているハードウェアやソフトウェアを紹介したところ、「いろいろなものを使っていますね」という感想をいただきました。画像やロゴを並べてみると、30種類以上になったんですね。

ただ、たくさん使うことを目標にしているわけではありません。私は仕事をするときに、「これを効率よく進められるツールはないかな」と意図的に探しています。今回は、ツールを使って楽をすることを、会社の中でどう受け止めるかという話です。

このページの目次

手でできる仕事でも、時間がかかるなら別の方法を探す
新しいことに取り組む時間を、手作業だけで埋めない
考える段階に合わせて、使うものを変える
小さな費用でも相談しにくい文化になっていないか
発信を続けるために、毎回の手間を減らしてきた
料金だけでなく、減らせる仕事の時間と比べる
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手でできる仕事でも、時間がかかるなら別の方法を探す

まず、使っているものが多い理由の一つは、お客様に合わせているからです。私は複数の会社さんを支援していますが、それまでの企業文化や仕事の進め方を大事にして、その上で改善したいと考えています。

そのため、コミュニケーションの方法も会社さんによって違います。Chatwork、Teams、Google Workspace、Slackなど、似た役割のものをいくつも使うことになります。この重複は、仕方がない部分ですね。

それを別にしても、私の仕事では、ほぼすべての業務に何らかのツールを使っています。手作業でできるかどうかだけでなく、もっと短い時間でできないかを考えているからです。

音声から文字を起こす仕事も、人に依頼すればできます。操作説明の動画も、画面を録画して後から編集すれば作れます。私もPhotoshopは使えるので、画像を作るだけならそれで済むかもしれません。でも、時間がかかりますよね。

2022年当時、文字起こしにはNotta、説明動画にはCamtasia、画像にはCanvaなどを使っていたのは、そういう時間を減らしたいからです。自分が手でできることでも、毎回そのやり方を選ぶ必要はないと思っています。

新しいことに取り組む時間を、手作業だけで埋めない

自動化すれば、その後はやることが減っていく。そう考えたくなりますが、実際には時間ができると、その分、以前からやりたかった仕事や新しい仕事が入ってきますよね。

WebやITを使うように変えていく途中には、一時的に新旧二つの作業が必要なこともあります。新しい方法に慣れるためにも時間がかかります。

そんな中で、何かを始めるときには、それを効率化できる方法も一緒に探すことを、当たり前にしておきたいんです。全部を手作業でやり切ろうとすると、やることが詰まり、人も疲れてしまいます。

もちろん、やりたいこと全部に手を付けられるわけではありませんから、優先順位は付けます。その上で、同じ時間の中で試せることを増やしたい。私が一つひとつの仕事でツールを探すのは、そのためです。

考える段階に合わせて、使うものを変える

「考える」という仕事にも段階があります。何もないところからひねり出すときと、頭の中にいろいろな材料があり、それをまとめたいときは違いますよね。

私の場合、何もないところから考えるなら、目の前のホワイトボードを使います。ホワイトボードがなければ、当時はiPadのConceptsというアプリに、ペンで書きながら考えていました。

ある程度材料があるなら、マインドマップを使います。私が使っていたのはMindMeisterで、どこからでも見られるようにしていました。もっとまとまっていれば、すぐ図にしてしまいます。

どの段階の仕事を助けてほしいのかで、使うものを選んでいます。特定の作業だけでなく、何かを考えるときにも、頭の中だけで頑張らなくてよいと思うんですね。ホワイトボードも、そのためのツールの一つです。

小さな費用でも相談しにくい文化になっていないか

会社の中では、何か新しいことを始めようとするときに、「なるべくお金をかけないようにしないと」と思うこともあるでしょう。

例えば、月に1,000円や3,000円くらいのものでも、上の人へ相談するのは気が引ける。そういう雰囲気だと、試してみること自体が難しくなります。

効率よく仕事をするためのツールを、使ってもよい、相談してもよいという文化にしておくことが大切です。使って楽をするのはいけない、全部自分の手でやるべきだ、となってしまうと、改善できるところがあっても手が付けられません。

私の場合は、自分がよいと思えば試せるので、そうなっています。でも、会社の中で進めるなら、ツールを試すことをためらっていないかという点も見ていただきたいと思います。

発信を続けるために、毎回の手間を減らしてきた

具体例として、2022年当時の私の音声・動画配信の流れをお話しします。音声だけで出すものと、動画を撮ってから音声も出すものの二通りがありました。

音声だけの場合は、iPhoneにマイクを付けて収録し、stand.fmのアプリで、あらかじめ用意したBGMと合わせて配信します。その音源をMacへダウンロードし、必要な形式に変えてWordPressからも配信する、という流れです。

WordPressのプラグインや配信サービスも使って、各配信先での更新や、ダウンロード状況の確認につなげていました。しゃべっている時間や文字起こしを除けば、当時は一通りの作業が15分ほどで済む状態にしていたんですね。

毎回同じことを考えたり設定したりしなくて済むように、使うものと流れをつないでいました。

動画の場合も、オフィスで機材の位置を決め、すぐ撮れるようにしていました。編集には時間がかかるので、なるべく編集しなくても済むよう、話す内容を整理してから撮る。撮ったものを既存のテンプレートに入れ、音声を確認して出力する、というやり方です。

動画から取り出した音声は、先ほどの音声配信の流れに乗せます。音声をYouTubeへ出す場合は、当時使っていたHeadlinerでRSSの更新を読み、テンプレートに入れる部分を自動化していました。最後は自分で確認してから公開していました。

RSSが更新されたことをSlackへ通知するなど、確認の手間も減らしています。単にたくさんのサービスを契約しているのではなく、続けたい仕事を、あまり手間をかけずに続けられるようにしているんです。

料金だけでなく、減らせる仕事の時間と比べる

ツールを試すときには、誰かが1時間働く費用と、使うことで減らせる時間を比べてみてください。

最初から、どれだけ時間が減るかを正確に知るのは難しいでしょう。まず1か月やってみて、どれくらい減ったかを考える。その分の人件費より料金が小さければ、費用を抑えながら便利なものを使えた、と見ることができますよね。

ただし、各自が会社の知らないところでサービスを増やし続ければよいという話ではありません。リスクやセキュリティの面もあるので、誰が何を使っているかは、台帳などでまとめて管理しておいたほうがいいと思います。

何かをやると決まったとき、すぐに全部を手作業で進めるのではなく、「この仕事を助けてくれるものはないかな」と一度探してみる。そして、試すことをためらわせる会社の雰囲気にしない。そういうところから、見直していただければと思います。

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