第95回：社内コミュニケーションツール導入の際の注意点とは？

チャットで気軽に聞けるようになると、少し考えれば分かることでも、とりあえず相手に投げる行動が起きやすくなります。つぶやきのような一言でも、相手は反応しなければならないかもしれません。しかも当人同士は、それを悪いことだと感じにくい。コミュニケーションが活発で、前に進んでいる気がするからです。けれど実際には、特にリーダーや管理職の時間が細かく奪われ、昔でいう「会議ばかりで何も進まない」状態に近づいていく危険があります。

必要なのは、気合いではなく運用ルール

この問題は、各自がもう少し気をつけようという精神論だけでは解決しにくいと語られています。ツールの敷居が下がるのは止められませんし、便利さも失いたくありません。だからこそ、会社としてのルールを作って運用する必要があります。

まず調べる、考える、それでも分からなければ聞く

たとえば、いきなり人に聞くのではなく、先に社内FAQを検索する、過去ログを確認する、一度自分で考えたうえで質問する、といった流れを決めることです。対面で相談していた時代には、相手の時間を取る感覚がもっと強かったので、自然に準備をしてから聞いていたはずです。ところが、キーボードで打てばすぐ送れる環境になると、その一手間が飛びやすい。だからこそ、意識ではなくルールとして置いたほうが機能します。

会議も同じで、簡単になるほど増加しがち

ビデオ会議も、この回では同じ文脈で扱われています。遠隔地との打ち合わせが楽になったこと自体はすばらしい一方で、「とりあえず今から会議しよう」が増えると、本当に必要な議論かどうかを考えなくなります。

アジェンダなき会議を増やさない

簡単に始められるからこそ、何を決める会議なのか、今やる意味は何か、終わったあと何が残るのかを先に決めておくべきです。そうしないと、コミュニケーションツールで嫌っていたはずの非効率を、自分たちで再現してしまうんですよね。楽に会話できることと、仕事が進むことは同じではありません。

ツールは目的でなく、問題解決の手段である

根本の問題としてこの回が指摘しているのは、ツールを入れること自体が目的になってしまうことです。本来は、会社のコミュニケーション上のどんな課題を解決したいのかが先にあるはずです。それを忘れたまま使い続けると、便利さだけが肥大化して運用が崩れます。

やり取りの性質で使い分ける

実際の現場上の使い分けの例としては、一対一や小さなグループのやり取りならシンプルなチャット、多くの話題が並行するならスレッド型のグループウェア、担当者や期限まで厳密に管理するならプロジェクト管理ツール、といった整理が紹介されています。大事なのは製品名そのものではなく、何を解決したいかに応じて道具を選ぶことです。流行っているから、何となく良さそうだから、という導入は長続きしません。

まとめ：コミュニケーションを増やす前に、時間の守り方を決める

コミュニケーションツールは、仕事を前に進める力を持っています。ただし、敷居が下がるほど他人の時間を使いやすくなり、考える前に聞く、会議を簡単に増やすといった問題も生まれます。だから導入と同時に必要なのは、相手の時間を無駄に奪わないための運用ルールです。何のために使うのかを明確にし、その目的に合う形で使い分けることが、生産性を落とさないための前提になります。

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