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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。
このPodcast/書き起こしで得られること（要点）
- ウェブ活用を進めたいのに時間がないなら、先に時間を作るための業務効率化から入る方が安全である。
- 業務効率化は、業務を減らす、短くする、忘れても回る状態にする、の三つに分けて考えると整理しやすい。
- ツールを入れるだけでは足りず、必要なときに情報が勝手に戻ってくる仕組みまで作って初めて楽になる。
- 新しいウェブ施策を続けるには、担当者に実際の時間枠と社内の習慣をセットで用意する必要がある。
見切り発車の危険
今回の話で最初に置かれていたのは、ウェブを活用したい気持ちはあっても、時間が足りないまま始めると危ないという認識でした。特にマーケティングや営業まわりは、中途半端に始めるほどダメージが大きくなります。
途中で止まるとブランドが傷つく
ホームページを直す、反響を増やす、問い合わせを取るといった施策は、続けてこそ意味があります。途中で立ち消えになったり、お客さま対応が雑になったりすると、売上以前に印象が悪くなります。だから、気合いで始めるより、継続できる状態を先に作る方が大事です。
時間を作ること自体が投資になる
業務を効率化できれば、ウェブ活用に回す時間が生まれるだけでなく、そのぶんのコストも別の投資に回しやすくなります。準備のための準備に見えても、ここを飛ばさない方が結果的には速い、というのが今回の基本姿勢でした。
効率化を三つに分ける
業務効率化という言葉は広すぎるので、話の中では三つに分けて整理されていました。これで考えると、自社のどこから手をつけるべきかが見えやすくなります。
業務を減らす
そもそも今やっている仕事は本当に必要か、別の流れにすれば消せないかを見直す視点です。昔からの手順や慣習で続いている作業は、案外そのまま残ったままことがあります。可視化してみると、まとめられるものや、やめられるものが見つかりやすくなります。
業務を短くする
残すべき業務については、一つ一つの工程を短くできないかを考えます。順番の入れ替え、入力の簡略化、共有方法の見直しなど、地味でも効く改善が多い領域です。昔ながらの定型作業ほど、ここで削れる余地があります。
忘れても回る状態にする
三つ目が今回とくに強調されていた部分でした。ToDo、カレンダー、CRMの目的は、きちんと覚えることではなく、忘れていても必要な時に知らせてもらえる状態を作ることです。人の頭で持ち続ける仕事が減るほど、本当にやるべきことに集中できます。
ツール導入で終わらせない
便利な道具を入れても楽にならない会社が多いのは、仕組みの完成形まで持っていけていないからです。ここを中途半端にすると、かえって手数だけ増えます。
二重管理が一番重い
新しいカレンダーに入力しているのに、心配だから手帳にも書く。共有ストレージがあるのに、探せないから個人のパソコンにも残す。こうした二重管理は、導入コストだけ増えて、脳の負担も減りません。新しいやり方に移すなら、そこへ寄せ切る覚悟が要ります。
共有の型を先に決める
コミュニケーションの場、ファイルの置き場、文字情報の集積場所。この三つを分けて考えると、道具選びも整理しやすくなります。チャットがよいのか、話題を分ける掲示板型がよいのか、ファイルはどこに集めるのか。大事なのは製品名そのものより、全員が同じ場所を使い続けられるかです。
ウェブ活用のための時間設計
仕組みを作ったら、最後は本当に時間を確保するところまで落とし込む必要があります。空いたらやる、では結局進まないからです。
時間枠を先に押さえる
話の中では、できれば一日の三分の一、難しければ週に数回でも一時間単位で時間を確保することが勧められていました。ホームページ改善や外部とのやり取りが増える段階では、毎日一時間から一時間半ほどでも専用の枠があると違います。社内ヒアリングの時間まで会社として決め事にすると、さらに動きやすくなります。
担当者を潰さない進め方
中小企業で急にウェブ担当を任される負荷は想像以上に重く、ボトルネックになってしまう人もいます。だから、無理して頑張る形ではなく、少し楽になった状態で取り組める流れを作ることが大切です。時間の余白と仕組みの支えがあって初めて、前向きに続けられる土台ができます。
まとめ：時間がないなら先に時間を作る
ウェブ活用を急ぎたいときほど、時間が足りないまま見切り発車しないことが重要です。まずは業務を減らし、短くし、忘れても回る状態を作る。そのうえで担当者の時間枠と社内の習慣を整えてから進めた方が、お客さま対応もブランドも崩さずに済みます。時間がないなら、最初にやるべきことは時間を作ることです。
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